얼마 전 평소처럼 집 앞 카페에 앉아 따뜻한 라떼를 마시고 노트북을 열었습니다. 밀린 업무도 정리하고 이번 달 프로젝트 일정도 확인하려 했죠. 그런데 잠깐 SNS를 둘러보다가 한 프리랜서가 올린 글을 보게 됐습니다.
"노션 해킹으로 몇 년 동안 쌓아온 포트폴리오와 데이터가 한순간에 사라졌다."
순간 심장이 철렁 내려앉더라고요. 남의 일 같지 않았어요. 업무 문서부터 개인 기록, 금융 관련 메모까지 웬만한 정보는 노션에 정리해두고 있었거든요.
조금 불안해져서 하던 일을 멈추고 노션 보안 설정을 하나씩 확인해 봤습니다. 평소에는 별생각 없이 사용했는데 막상 살펴보니 확인해 두면 좋을 설정이 꽤 있더라고요.
오늘은 저처럼 노션에 중요한 자료를 많이 정리해 두는 분들을 위해 미리 확인해 두면 좋은 보안 설정을 정리해 보려고 합니다.
1. 노션 2단계 인증 설정
노션 보안을 확인하면서 가장 먼저 살펴본 건 계정 보호 설정이었어요.
보통 비밀번호만 잘 관리하면 괜찮다고 생각하기 쉽지만 다른 사이트에서 사용하던 비밀번호가 유출되면 문제가 생길 수 있습니다. 여러 사이트에서 같은 비밀번호를 사용하고 있다면 더욱 조심해야 하고요.
이럴 때 도움이 되는 기능이 바로 2단계 인증(2FA)입니다.
2단계 인증은 비밀번호 외에 추가 인증 절차를 거쳐야 로그인할 수 있도록 하는 기능입니다. 비밀번호가 유출되더라도 추가 인증이 필요하기 때문에 계정을 보호하는 데 도움이 됩니다.
2단계 인증 설정 방법
- 노션에서 설정(Settings) 메뉴를 엽니다.
- 내 계정(My Account) 항목으로 이동합니다.
- 2단계 인증 관련 메뉴가 있는지 확인합니다.
- 화면에 표시되는 안내에 따라 인증 수단을 등록합니다.
- 설정이 제대로 완료됐는지 확인합니다.
메뉴 이름이나 설정 방법은 노션 업데이트에 따라 달라질 수 있으니, 실제 화면에 표시되는 안내를 따라 진행하면 됩니다.
저도 설정이 번거롭게 느껴져서 미뤘었는데 생각보다 간단했어요. 조금만 시간을 내면 되는 일이었는데 왜 그렇게 미뤘나 싶더라고요.
백업 코드도 잊지 마세요
2단계 인증을 설정하는 과정에서 복구 코드가 제공된다면 따로 보관해 두세요. 스마트폰을 잃어버리거나 인증 앱을 사용할 수 없을 때 사용할 수 있으니까요.
비밀번호 관리자에 저장하거나 다른 사람이 쉽게 볼 수 없는 곳에 별도로 기록해 두세요. 캡처한 화면을 아무 곳에나 저장해 두는 것은 피하는 편이 좋습니다.
2. 노션 공개 설정과 공유 링크 점검
노션은 페이지를 다른 사람과 쉽게 공유할 수 있다는 점이 편리합니다. 포트폴리오를 보여주거나 프로젝트 자료를 전달할 때 유용하죠.
공유가 편리한 만큼 공개 설정도 한 번씩 확인할 필요가 있습니다. 예전에 다른 사람과 공유했던 페이지를 잊고 그대로 두거나, 공개할 생각이 없었던 자료가 웹에 게시되어 있을 수도 있기 때문이죠.
웹 공개 및 검색엔진 노출 확인하기
노션 페이지를 웹에 공개하면 설정에 따라 다른 사람이 페이지를 열어볼 수 있고, 검색엔진에 노출될 가능성도 있습니다. 개인 메모나 업무 자료처럼 외부에 공개할 필요가 없는 페이지라면 웹 게시 기능을 사용하지 않는 것이 좋습니다.
다음 항목을 확인해 보세요.
| 확인할 항목 | 점검 내용 |
|---|---|
| 웹 공개 설정 | 공개할 필요가 없는 페이지가 웹에 게시되어 있지 않은지 |
| 검색엔진 노출 | 검색 결과에 나타날 필요가 없는 페이지의 노출 설정이 꺼져 있는지 |
| 공유 링크 | 더 이상 사용하지 않는 링크의 접근 권한이 남아 있지 않은지 |
| 게스트 권한 | 프로젝트가 끝난 뒤에도 불필요한 접근 권한이 유지되고 있지 않은지 |
| 페이지 내용 | 개인 정보나 외부에 공개하면 곤란한 자료가 포함되어 있지 않은지 |
주의할 점은 검색엔진 노출을 차단하는 것과 페이지 자체를 비공개로 설정하는 것은 다르다는 거예요. 검색 결과에 나타나지 않더라도 공유 설정에 따라 다른 사람이 페이지에 접근할 수 있습니다.
예전에 공유한 링크도 확인하기
프로젝트를 진행할 때는 협업자에게 페이지를 공유할 일이 많습니다. 그런데 프로젝트가 끝나면 공유했던 링크까지 다시 확인하는 경우는 많지 않죠.
공유 설정이 그대로 남아 있다면 더 이상 필요하지 않은 사람이 페이지에 접근할 수 있습니다. 따라서 프로젝트가 끝났다면 참여자의 권한을 정리하고 공개할 필요가 없어진 페이지는 웹 게시를 해제하는 것이 좋습니다.
특히 공개 게시글이나 단체 채팅방에 공유했던 링크는 다른 사람에게 전달됐을 가능성도 있으므로 현재 설정을 다시 확인해 보세요.
검색엔진 노출 여부와 페이지가 누구에게 공개되어 있는지까지 살펴보는 편을 추천합니다.
3. 한달에 한번 노션 보안 점검
노션 보안 설정은 처음 한 번 확인하는 것으로 끝나지 않습니다. 새로운 프로젝트를 시작하거나 다른 사람과 페이지를 공유하다 보면 권한이 바뀌기도 하고 예전에 설정해 둔 내용을 잊어버릴 수도 있기 때문이죠.
저라면 한 달에 한 번 정도 아래 항목을 확인하는 습관을 들일 것 같아요.
- 다른 사이트와 같은 비밀번호를 사용하고 있지 않은지 확인하기
- 2단계 인증과 계정 복구 수단 확인하기
- 사용하지 않는 기기나 로그인 세션 정리하기
- 프로젝트가 끝난 페이지의 게스트 권한 확인하기
- 더 이상 필요하지 않은 공개 페이지와 공유 링크 정리하기
로그인 기록이나 기기 관리 기능은 계정 환경에 따라 제공 범위가 다를 수 있으니 실제로 확인할 수 있는 항목을 중심으로 살펴보면 됩니다. 모든 항목을 꼼꼼하게 확인한다 하더라도 몇 분이면 충분합니다. 매달 날짜를 정해 두고 확인하면 잊지 않고 관리하기도 편할 것 같아요.
노션 보안 설정을 직접 확인하면서 평소에는 별생각 없이 사용하던 기능도 한 번씩 살펴볼 필요가 있다는 걸 느꼈어요. 자료를 정리하는 데만 신경 썼지 누구에게 공개되어 있는지까지는 자주 확인하지 않았거든요.
저처럼 업무 자료나 개인 기록을 노션에 많이 저장해 두고 있다면 공개 설정부터 한번 살펴보세요. 저도 앞으로는 공유가 끝난 페이지를 그냥 두지 않고 주기적으로 확인하려고 합니다.